Dewasa ini, segala sesuatu yang terkait dengan pengurusan dokumen memang bisa dilakukan secara online. Meski demikian, ternyata tidak sedikit orang yang masih mencari kotak penyimpanan dokumen.
Pasalnya, dokumen dalam bentuk fisik atau kertas tetap saja dibutuhkan, terutama dalam hal perjanjian. Entah itu perjanjian kerjasama, jual beli, pengalihan kuasa, sertifikasi, laporan dan lain-lain.
Serba-serbi Kotak Penyimpanan Dokumen Sesuai Standar
Untuk kebutuhan seperti yang disebutkan di atas, orang memang lebih banyak memilih menggunakan dokumen tertulis. Sebab, dari segi hukum dokumen tertulis jauh lebih kuat, karena setiap perubahan bisa terlihat dengan mudah.
Berbeda dengan dokumen digital yang bagaimanapun memang lebih gampang untuk dilakukan pengeditan. Sayangnya, kertas sangat rentan mengalami lapuk, sobek, basah, hingga hilang.
Teknik Menyimpan Dokumen
Sebagai konsekuensi, Anda harus memerhatikan teknik penyimpanannya, agar dokumen tidak terselip, rusak, atau bahkan hilang. Berikut adalah beberapa teknik untuk menyimpan dokumen:
Digitalisasi, yakni mengubah dokumen menjadi bentuk digital, sehingga bisa terhindarkan dari berbagai kemungkinan. Untuk keamanan, Anda bisa menyimpannya di dalam Cloud.
Safe deposit box, yakni kotak penyimpanan dokumen yang terbuat dari material baja tahan api dan air. Dahulu, fasilitas ini hanya terdapat di bank saja, tetapi kini Anda bisa menyewanya di lembaga non-bank juga.
Brankas, yakni kotak penyimpanan benda atau surat berharga yang biasa diletakkan di dalam rumah. Untuk meningkatkan keamanan, Anda bisa menambahkan kode unik atau password.
Box arsip untuk dokumen yang masih dibutuhkan dalam keseharian, seperti laporan bulanan. Teknik penyimpanan ini biasa diterapkan oleh sekolah, instansi pemerintah, perusahaan, maupun usaha lain yang punya banyak dokumen.
Fungsi Box Arsip
Dari pengertiannya bisa diketahui, bahwa keberadaan box arsip ini memiliki peranan cukup penting. Berhubungan dengan dokumen secara langsung, berikut fungsi dari box arsip itu sendiri:
Menyimpan dokumen in-aktif, yakni file yang masih dibutuhkan, tetapi tidak frekuensi keperluannya sudah menurun.
Mempercepat dan mempermudah proses pencarian dokumen yang dibutuhkan.
Menghemat tempat penyimpanan.
Membuat ruang penyimpanan tampak menjadi lebih rapi.
Melindungi dokumen dari kerusakan maupun kehilangan.
Material Kotak Penyimpanan Dokumen
Berdasarkan kepentingan dan fungsi di atas, maka ada yang namanya standarisasi terhadap box arsip. Tidak tanggung-tanggung, standar ini bahkan sudah berlaku secara nasional.
Rata-rata memang menggunakan material kardus atau kertas, tetapi tetap harus memerhatikan kualitas. Setidaknya, harus lolos kualifikasi yang sudah ditetapkan oleh lembaga Standar Nasional Indonesia atau SNI.
Bahan utamanya terbuat dari kertas karton khusus yang bergelombang, lalu dilapisi dengan bahan liner. Pelapis ini juga berfungsi sebagai penyekat serta penutup bagian luar box arsip dokumen.
Itu pun kertas harus dalam kondisi rata, tidak berlubang, kisut, dan tentu saja bersih, agar dokumen benar-benar aman. Ada dua macam bahan pembuatan box arsip yang ada di pasaran, yakni:
Single wall untuk box berukuran yang tidak terlalu besar. Box ini cocok untuk menyimpan dokumen yang terbilang ringan hingga sedang.
Double wall untuk kotak penyimpanan berukuran sedang dan besar. Kekuatan dan kekokohannya sangat cocok untuk pengarsipan dokumen yang besar dan berat.
Jangan lupa juga untuk melihat ketebalan atau lebar box arsip, karena hal ini berhubungan dengan kekuatannya. Semakin kuat, tentu bisa melindungi dokumen dengan lebih baik.
Box Arsip Sesuai Kebutuhan
Agar box arsip tepat guna, Anda harus membeli produk yang sesuai dengan kebutuhan di rumah atau kantor. Misalnya untuk tempat penyimpanan berupa laci, maka cari box arsip yang menerapkan sistem horizontal.
Berbeda dengan box vertikal yang lebih cocok untuk Anda letakkan di atas meja atau rak penyimpanan. Dengan demikian, fungsi dari kotak penyimpanan tersebut bisa lebih maksimal.
Ketahanan Kotak Penyimpanan
Pastikan ketahanan bahan pembuat kotak penyimpanan dokumen kuat, sehingga bisa mempermudah proses penyusunan dan pengaturannya. Box yang kokoh tidak mudah penyok atau menekuk, saat diisi dengan banyak dokumen.
Anda bisa melihat kesesuaian box arsip incaran dengan standar yang ditetapkan oleh pemerintah. Di sinilah pentingnya untuk mencari tempat pemesanan box yang paham akan aturan dari SNI.
Pertimbangkan Area Penempatan
Area penempatan box arsip juga harus dipertimbangkan terlebih dahulu, agar tidak terjadi missing. Jangan sampai Anda membeli box berukuran besar, tetapi ruangannya justru tidak muat. Kondisi ini malah bisa memicu permasalahan baru.
Atau mungkin malah Anda membeli kotak penyimpanan yang terlalu kecil, sehingga membutuhkan dalam jumlah banyak. Itu artinya, Anda malah harus mengeluarkan budget lebih besar.
Lihat Ukuran Dokumen dan Box
Sebelum membeli box arsip, maka lihatlah ukuran dokumen yang akan disimpan terlebih dahulu. Bayangkan, bila dokumen tersebut berukuran besar, tetapi kotak penyimpanannya justru kecil.
Bukan tidak mungkin Anda harus menekuknya, sehingga dokumen malah rentan rusak atau membentuk lipatan permanen. Kondisi ini bisa sangat berpengaruh, terutama bila dokumen tersebut merupakan file penting.
Lipatan akan membuat sebagian huruf menjadi hilang atau tidak jelas, sehingga memengaruhi keabsahannya. Umumnya, di pasaran ada dua jenis ukuran kotak penyimpanan, yakni:
Box arsip kecil dengan dimensi 37 x 27 x 9 centimeter.
Box arsip besar dengan dimensi 37 x 27 x 19 centimeter.
Meski panjang dan lebarnya sama, tetapi penggunaan kedua box ini berbeda. Trik ini juga berkaitan dengan sistem penyimpanan yang akan Anda terapkan, apakah horizontal atau vertikal.
Sesuaikan Tema
Kabar baiknya, kini sudah ada tempat pemesanan kotak penyimpanan dokumen yang menerapkan sistem printing. Artinya, Anda bisa memesan box dalam berbagai bentuk, warna, maupun motif.
Keuntungannya, Anda bisa menyesuaikan box arsip dengan tema ruangan maupun kebutuhan. Dengan begitu, semangat untuk bekerja akan semakin meningkat dan menjadi lebih produktif.
Ada Fitur Tambahan
Dalam membeli box arsip, tidak ada salahnya apabila Anda mencari produk yang memiliki fitur tambahan. Mungkin memang akan sedikit memengaruhi harga, tetapi sebanding dengan kemudahan yang Anda peroleh.
Misalnya, fitur handle atau gagang yang memudahkan Anda untuk membawa atau memindahkan box. Ada juga box yang mempunyai penyekat, sehingga dokumen lebih terorganisir dengan baik.
Pertimbangkan Harga
Hal terakhir yang perlu Anda pertimbangkan, sebelum membeli kotak penyimpanan dokumen adalah harga. Biasanya, box penyimpanan arsip dengan harga mahal memang memberikan kualitas yang lebih baik.
Namun, tidak ada salahnya untuk melihat spesifikasi produk terlebih dahulu. Siapa tahu mahal itu dikarenakan box arsip sudah memiliki nama atau branded. Setidaknya, Anda harus mengetahui beberapa komponen yang memengaruhi harga, yakni:
Kualitas kertas atau gramatur box.
Bentuk box penyimpanan.
Ukuran produk.
Ketebalan kardus.
Printing yang terdapat pada kotak arsip.
Fasilitas atau fitur tambahan.
Mau cara yang lebih mudah untuk mendapatkan kotak penyimpanan dengan harga terjangkau, tetapi kualitas jempolan? Anda bisa mengunjungi kami di www.anugrahsm.com.
Di sini, Anda bisa memesan kotak penyimpanan dokumen, kotak kemasan, karton, maupun dus pengiriman. Untuk pemesanan atau custom, Anda bisa berkonsultasi dengan tim secara langsung. Apapun kebutuhan Anda, kami hadir menjadi solusinya.